Personální audit – rácio v HR

 

Personální audit – kritická analýza

Protože se jedná o ověřený způsob činnosti, která pomáhala upozorňovat na nedostatky a problémy, má svůj prazáklad již ve starých civilizacích. Cíl pro personální audit je především odhalování odchylek od přijatých norem a porušení principů efektivnosti, účelnosti a výkonnosti organizace, aby bylo možné přijmout opatření k nápravě, v rámci těchto zjištění a vést tak firmu k jejímu dalšímu rozvoji.

Personální auditor

Je důležité personální audit chápat jako prostředek, kterým je jedna osoba ujišťována druhou o kvalitě, podmínkách nebo stavu určité skutečnosti nebo věci, situace, stavu, kterou druhá osoba zkoumala. Potřeba tohoto auditu plyne z nejistoty nebo pochybnosti první osoby o těchto tématech. Jedná se o specializované ověření určité skutečnosti jinou, na ní nezávislou osobou, která má k této činnosti náležité předpoklady, v našem případě je to personální auditor.

Personální audit můžeme nalézt v nejrůznějších oblastech, oborech a disciplínách. Selektivní personální audit se zaměřuje na úzkou část kontroly v rámci organizace, jako je menší oddělení, tým, proces, projekt, zatímco komplexní personální audit si bere za cíl nějaký větší subjekt jako jsou prganizace, společnosti a firmy.

Personální audit jako nástroj

Význam lidských zdrojů/ HR v každé společnosti stále roste, proto je nezbytné zabývat se otázkou, jak je nejefektivněji využít. Personální audit je vhodným a často klíčovým nástrojem v rámci efektivního řízení organizace a jajího rozvoje. Úkolem dnešních lidských zdrojů je, aby byla firma výkonná, produktivní a aby plnila své povinnosti v souladu s jejím posláním, vizí a strategií. Na úkoly řízení firemních, lidských zdrojů navazuje také cíl personálního auditu, kterým je v obecné rovině nezávislý pohled na efektivní využití lidských zdrojů, prostřednictvím odborníka=personálního auditora. V případě zjištění nedostatečné efektivity může doporučit personální auditor snížení stavu zaměstnanců nebo zefektivnění určitých procesů, změnu náplní zaměstnanců, jiný druh organizace práce, doplnění nebo vyjmutí procesů apod.

Zaměření personálního auditu

1) běžný audit, který je prováděn na základě zjištěného nedostatku od cíle, vize nebo plánu

2) úplný personální audit, který představuje kompletní kontrolu organizace, jako celku

3) cílený audit, který je zaměřen na konkrétní problém, překážku, proces nebo zlepšení

Postup personálního auditu

1) příprava auditu, organizace, plán, realizace, výstupy apod.

2) vysvětlení, cíle a instrukce, skrze kladné vnímání organizací

3) zjišťování informací pomocí dotazníku nebo rozhovoru

4) analýza informací a příprava reportu

5) projednání reportu, výstupu personálního auditu

6) realizace navržených doporučení, metodická podpora, koučink nebo mentoring

Personální audit musí vždy provést odborník a profesionál pro oblast HR, případně externí poradenská společnost, která se zabývá personálně-poradenskou činností, včetně opakované praxe v realizaci projektů personálního auditu. Vzhledem k tomu, že personální auditor by měl být nestranný, aby dokázal objektivně vyhodnotit závěry auditu, jedná se většinou o externího pracovníka. Pro tyto účely neváhejte kontaktovat personálního auditora, který zajistí správnost realizace personálního auditu.

K čemu primárně slouží personální audit

1. Má zdokonalit řídící a další schopnosti osob v klíčových pozicích. Doporučení se mohou týkat jak směrů, tak i metod jejich rozvoje, případně druhu manažerského řízení.
2. Má lépe využít schopností a potenciálu pracovníků, například jejich převedením na jiné pracovní pozice nebo změnou náplně práce.
3. Má především odstranit bariéry bránící plnému uplatnění schopností či potenciálu jednotlivých zaměstnanců.
4. Má odhalit personální anebo procesní rizika firmy.
5. Má posoudit účelnost organizační struktury firmy.
6. Má posoudit cíle a účelnost jednotlivých útvarů firmy, včetně jejich personálních kapacit.
7. Má posoudit účelnost jednotlivých pracovních pozic.
8. Má analyzovat pravomoci a odpovědnosti vedoucích manažerů.
9. Má posoudit vybrané charakteristiky organizace firmy: podnikového rozhodování, poměr vedoucích zaměstnanců k celkovému počtu zaměstnanců podniku.
10. Má odstranit případné organizační překážky, vnitřní komunikační problémy organizace apod.

Realizace personálního auditu prostřednictvím personálního auditora

Konkrétní podoba vždy záleží na domluvě mezi auditorem a zadavatelem.

Analyzovat lze procesy nebo jednotlivé systémy řízení.

• audit aktuálních procesů a činností
• zařazení a umístění osob v rámci firmy
• analýza pracovních míst a jejich pracovní náplně
• sestavení modelu osobnostních a odborných požadavků a kompetencí na danou pozici
• analýza pracovní vytíženosti a efektivity zaměstnance ve srovnání s potenciálem
• definice požadavků na jednotlivé pracovní pozice
• komunikační audit
• audit fungování týmu a oddělení
• analýza osobních a kvalifikačních předpokladů zaměstnance pro danou pozici